Nie wieder Fehl- und Doppelarbeiten durch integriertes Informationsmanagement
Die von der Trigonum GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig durchgeführten Befragung „Projektmanagement in verteilten Projektteams“ hat gezeigt, dass Teilnehmer verteilte Projekte zu 60% an einem unzureichenden Informationsmanagement scheitern. Häufige Probleme in diesem Zusammenhang sind, dass Verantwortlichkeiten, Aufgabenstellungen und Termine unklar sind, Informationen fehlen, veraltet oder gar falsch sind und das Formular- und Dokumentenmanagement unzureichend ist.
Folgen eines unzureichenden Informationsmanagements
- Fehl- und Doppelarbeiten
- Verzögerungen im Projektverlauf durch lange Wartezeiten
- Nicht-Bearbeitung Aufgaben
- Unstrukturierte Ablage von Informationen
- Hoher Kommunikationsaufwand
Einen Ausweg kann hierbei die Unterstützung der betroffenen Prozesse durch professionelle Anwendungen, wie Kollaborationslösungen, bieten.
Die Standardkomponenten hinsichtlich der Unterstützung des Informationsmanagements
Mit der Übernahme von Trigonum Collaboration in den produktiven Betrieb, bietet diese zentrale Kollaborationsplattform für die Unterstützung des Informationsmanagements u. a. folgende Komponenten:
1. Aufgabenlisten
Durch die Bereitstellung von Aufgabenlisten gewährleisten Sie, dass Aufgaben und damit verbunde Verantwortlichkeiten, Termine, etc. zentral abgelegt und jederzeit eingesehen werden können. Durch die dieser Liste hinterlegten Workflows erreichen Sie einen hohen Grad an Automatisierung hinsichtlich der Verbreitung der enthaltenen Informationen. So werden z. B. E-Mails an die, der Aufgabe zugewiesenen, Verantwortlichen verschickt, wenn eine Aufgabe neu angelegt oder geändert wurde.
Ausserdem stellen Erinnerungsnachrichten sicher, dass die festgelegten Fälligkeitstermine eingehalten werden und Projektverzögerungen vermieden werden können.
Durch Pflege von Aufwänden und des Bearbeitungsfortschritts von Aufgaben direkt in dieser zentralen Liste ermöglicht eine Transparenz der Daten, welche unabdingbar für ein erfolgreiches Portfoliomanagement ist.
2. Formular- und Dokumentenbibliotheken
Trigonum Collaboration bietet eine Reihe von vordefinierten Formular- und Dokumentenbibliotheken zur strukturierten Ablage von Informationen. Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass jedes Dokument erst geprüft wird, bevor es freigegeben und für alle sichtbar wird.
Die integrierte Versionierung gewährleistet weiterhin das automatische Erstellen von Revisionsständen eines Dokuments, welche mit Kommentaren für die Änderungsverfolgung hinterlegt werden können. Die einzelnen Revisionen eines Dokuments können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
3. Suche
Alle auf der Kollaborationsplattform hinterlegten Informationen werden von SharePoint indiziert, können ab diesem Zeitpunkt über die Suchfunktion gefunden werden und stehen unmittelbar in den Arbeitsprozessen zur Verfügung.
4. Weitere Komponenten
Neben den eben genannten Komponenten stehen noch weitere zur Unterstützung und Optimierung des Informationsmanagements zur Verfügung. Dies sind u. a.:
- Kalender (mit Anbindung an Microsoft® Outlook)
- Listen für Ankündigungen
- KPI-Listen
- Kontaktdetails
Vorteile durch den Einsatz von Trigonum Collaboration
- Integration in die bestehende Unternehmenslandschaft
- Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzepts Verkürzung des Aufwands für Design und Implementierung durch vorkonfigurierten Prozesse
- hohe Qualität durch den Einsatz von Best Practice sowohl in den Prozessen als auch in der methodischen Vorgehensweise in den Projekten
- individuell konzipierte Lösung je nach den Anforderungen möglich
- Verringerung des Kommunikationsaufwands durch Automatisierung
- Hohe Datentransparenz durch zentrale, datenbankbasierte Speicherung
- Flexibilität in Fokus und Umfang der Lösung
- Schonung der Budgets durch Verringerung der unnötigen Kosten
- Keine aufwändigen Schulungen und lange Eingewöhnphasen in die Technologie nötig durch einfache und gewohnte Bedienbarkeit der Microsoft-Produkte
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