Die (verteilte,) gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben in einem Team, sei es im Rahmen eines Projekts oder des täglichen Arbeitsablaufs, kann nur erfolgreich verlaufen, sofern alle hierfür nötigen Dokumente jederzeit den Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Werden Dokumente dezentral abgelegt entstehen schnell unterschiedliche Versionen. Eine einheitliche Wissensbasis ist jedoch die Grundlage einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Software für Zusammenarbeit

Unter der Bezeichnung Software für Zusammenarbeit sind Anwendungen zusammengefasst, die alle nötigen Funktionen und Prozesse bereitstellen, um eine erfolgreiche (verteilte) Teamarbeit zu ermöglichen. Diese bieten weiterhin einen großen Vorteil indem sie über das Internet erreichbar sind und damit bei geeigneter Implementierung 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage  im Jahr erreichbar sind. Jederzeit von jedem Ort auf der Welt können die benötigten Informationen und Dokumente erreicht werden.

Die Anfang 2009 durchgeführte Befragung „Projektmanagement in verteilten Projektteams“ hat dies bestätitgt, indem erhoben werden konnten, dass die Anzahl der erfolgreichen Projekte um ca. 70% gesteigert werden kann, wenn eine solche Lösung eingesetzt wird.

Die Standardkomponenten hinsichtlich der Unterstützung des Dokumentenmanagements

Mit der Übernahme von Trigonum Collaboration in den produktiven Betrieb, bietet diese zentrale Kollaborationsplattform für die Unterstützung des Dokumentenmanagements u. a. folgende Komponenten:

1. Dokumentenablage

Mit Hilfe der strukturierten Ablage von Dokumenten in einer zentralen Dokumentenstruktur, können diese von allen berechtigten Mitarbeitern gleichermaßen verwendet werden.

2. Dokumentenversand

Um Dokumente in einer definerten Dokumentenbibliothek abzulegen, existiert jedoch nicht nur über die Möglichkeit dies durch Navigation an die entsprechende Stelle zu tun. Angenommen Sie sind nicht in der Lage über einen PC oder Laptop auf das SharePoint-Portal zuzugreifen, sondern haben lediglich die Möglichkeit über Ihr Smartphone, PDA, etc. eine E-Mail zu versenden.

Die von uns angebotene Lösung zur Integration eines umfangreichen Dokumentenmanagements bietet auch hierfür eine Lösung. Alle Dokumentenbibliotheken sind in der Lage E-Mails zu empfangen und die darin enthaltenen Informationen zu verarbeiten.

Durch senden eines Dokumentes an die definierte E-Mail-Adresse der Bibliothek erscheint dieses direkt in dem Wurzelordner.

Durch Angabe eines Betreffs können Sie außerdem den Speicherort des Dokuments bestimmen.