Optimieren Sie die Lenkung Ihrer Dokumenten und Aufzeichnung durch ein professioneller Dokumenten- und Qualitätsmanagement!
Das Qualitätsmanagement, in Form von der Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen (nach ISO/IEC 9001), ist in vielen Unternehmen kein leichtes Unterfangen. Kennen alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens die geltende Qualitätspolitik und wenden diese auch vollständig an? Existieren in Ihrem Unternehmen Genehmigungsprozesse und werden diese auch eingehalten? Funktionioniert die Versionierung und lückenlose Änderungsverfolgung problemlos? Erhalten Betroffenen zeitnah den Zugang zu Änderungen an Dokumenten und Aufzeichnung?
Mit der Verwendung eines professionellen Qualitätsmanagements können diese Fragen mit "JA" beantwortet werden.
Ist dies nicht der Fall, hat das nach den Ergebnissen kam die Studie „Projektmanagement in verteilten Projektteams.“ einen enormen Einfluß auf den Verlauf von Projekten.
Trigonum Collaboration für das Qualitätsmanagement
Die von der Trigonum GmbH entwickelte Lösung begegnet diesen Problemen, indem alle Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System nach ISO/IEC 9001 erfüllt werden.
Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System |
4.2.1 c) | Dokumentierte Verfahren und Aufzeichnungen |
4.2.1 d) | Dokumentierte Prozessbeschreibungen |
4.2.2 | Qualitätsmanagementhandbuch mit dokumentierter Qualitätspolitik und -zielen |
4.2.3 a) | Genehmigung von Dokumenten |
4.2.3 b) | Dokumente bewerten |
4.2.3 c) | Änderungsverfolgung von Dokumenten |
4.2.3 d) | Bereitstellung aktueller freigegebener Dokumentenversionen |
4.2.3 e) | Lesbarkeit und Erkennbarkeit der Dokumente |
4.2.3 f) | Externe Dokumente für das QM kennzeichnen |
4.2.3 g) | Veraltete Versionen kennzeichnen und sperren |
4.2.4 | Aufzeichnung der QM-Realisierung und deren Lenkung |
Besondere Features von Trigonum Collaboration
- Freigabeworkflows
- Daten per Email an eine Bibliothek senden
- Versionierung mit Änderungsverfolgung
- Wiederherstellung von Dokumenten
- Metadaten
- Volltextsuche
- Aufgabenzuweisung
- Auschecken von Dokumenten
- Corporate Design
- Gewohnte Arbeitsumgebung
- Office-Integration
- Verbindung mit Outlook
Mit Hilfe dieser Feature können anforderungs- und unternehmensspezifische Funktionen realisiert werden, um das Qualitätsmanagement nachhaltig zu optimieren.
Geschäftsvorfall: Ein Vorgabe-Dokument ändert sich
Annahme: Eine Prozessbeschreibung ändert sich (z. B. Bestellprozess Entwicklung)
Folgen: Betroffene Organisationen/Rollen müssen informiert werden.
Die innerhalb der Workflows integrierten Verteilerlisten gewährleisten die Benachrichtigung der Betroffenen.
Geschäftsvorfall: Antragstellung (Beispiel: Projektauftrag)
Damit Nutzer die Möglichkeit, haben Anträge zu stellen, existiert eine Dokumentenbibliothek für Projektaufträge, welche alle relevanten Informationen aufnehmen kann.
Dieser Bibliothek ist eine Formularvorlage „Projektauftrag“ zugeordnet, welche mittels „Neu“ geöffnet werden kann. Durch Ausfüllen und Speichern des Formulars werden die relevanten Informationen in die dafür vorgesehenen Spalten der Dokumentenbibliothek eingetragen.
Diese Daten können automatisiert ausgewertet und der Verantwortliche benachrichtigt werden, dass ein neuer Antrag zur Genehmigung vorliegt
Besteht keine Verbindung zur Plattform, so kann ein Antrag, basierend auf der Vorlage einfach per Mail an die definierte Email-Adresse der Dokumentenbibliothek gesendet werden.